Neben Word-Vorlagen lassen sich auch PDF-Vorlagen befüllen.
Voraussetzung hierfür ist ein sogenanntes PDF-Formular, also ein PDF, dass die Eingabe von Text in Formular-Feldern im PDF direkt erlaubt.
- Wechseln Sie in die Vorlagen-Liste über das Menü->Dokumente->Vorlagen verwalten.
- Anschließend klicken Sie oben links auf das drei Punkte-Menü.
- Dort klicken Sie dann ganz unten auf Formulareditor:
- Hier klicken Sie dann auf das Ordner-Symbol und laden die PDF-Datei hoch, die befüllt werden soll:
- Anschließend wird das PDF angezeigt und die Felder, die für Texteingaben gefunden werden, sind grau hinterlegt mit gepunktetem Rahmen. Wichtig ist, dass die Checkbox "Formular" aktiviert ist. Dann klicken Sie auf Vorschau und laden anschließend das PDF herunter. Falls Ihr PDF noch kein PDF-Formular war, ist es spätestens jetzt ein solches.
- Öffnen Sie das PDF nun lokal und fügen Sie dort Legalvisio-Platzhalter ein. Z.B. {matter.docketNumber} für das Aktenzeichen. Oder für die Akten-Kurzbezeichnung: {matter.labelShort}
Die Liste der Platzhalter finden Sie in Ihrem Word-Addin von Legalvisio oder in Legalvisio selber: Menü->Administration->Benutzerstundensätze->dann oben links auf die drei Punkte und dort Platzhalter auswählen).
Nachdem Sie die LV-Platzhalter eingetragen haben, speichern Sie das PDF erneut lokal ab.
- Welchseln Sie nun wieder in die Vorlagen-Verwaltung (über die drei Punkte oben links). Dort können Sie das PDF-Formular nun hochladen und haben es dann immer wieder zur Auswahl.
- Sollten Sie keine Rechte in der Vorlagenverwaltung haben, um Dateien hochzuladen, dann können Sie das PDF auch von lokal als einmalige Datei hochladen:
- Sobald Sie das PDF-Formular zum Ausfüllen mit Aktendaten ausgewählt haben, erscheint im rechten Bereich die "Formulare"-Ansicht. Dort kann man auf das Stift-Symbol klicken und das PDF direkt ausfüllen oder mit weiteren Platzhaltern versehen:
- Man kann in jedes Textfeld im PDF reinklicken und Text eingeben oder weitere Platzhalter einfügen:
- Zudem erhält man bereits eine Live-Vorschau, wie die Platzhalter ausgefüllt werden.
Ebenso kann freier Text eingegeben werden:
- Anschließend kann man das PDF zur Akte speichern.
Ein Beispiel für ein PDF-Formular mit LV-Platzhaltern finden Sie im Anhang.