Eine Stundenrechnung legen Sie in der Akte unter „Finanzen“ an. Klicken Sie auf „Neue Rechnung nach Stunden erstellen“, wird das Formular zum Anlegen der Rechnung in einem neuen Reiter des Browsers geöffnet.
Reiter Allgemein
Der erste Reiter ist „Allgemein“. Als Erstes finden Sie eine Liste der Beteiligten der Akte. Hier müssen Sie den Rechnungsempfänger auswählen, in dem Sie den Benutzer anklicken. Beachten Sie, dass beim Beteiligten eine aktive Anschrift angegeben seien muss, um ihn auswählen zu können. Falls keine aktive Anschrift hinterlegt ist, können Sie auf den Stift klicken, um die Kontakteinstellungen aufzurufen und die Anschrift zu ergänzen.
Falls der Rechnungssteller nicht die eigene Kanzlei ist, dann setzen Sie unter den Beteiligten das Häkchen bei „Rechnungsteller ist nicht die eigene Kanzlei“. Es erscheint rechts ein Feld, wo Sie nach dem Kontakt suchen müssen. Beachten, dass der Kontakt bereits angelegt sein muss, damit er hier auswählbar ist.
Danach geben Sie den Leistungszeitraum an, in dem Sie unter „Leistungszeit von“ und „Leistungszeit bis“ das Anfangs- bzw. Enddatum eintragen. Falls dies die erste Rechnung in der Akte ist, dann ist automatisch das Anlagedatum der Akte als Startdatum eingetragen. Dies können Sie natürlich ändern.
Falls die Rechnung durch Dritte ausgeglichen wird, können Sie das Häkchen bei „Rechnungsausgleich durch RSV/sonst. Dritte“ setzen. Es erscheinen ein Feld für den Betrag und ein Bereich, wo der „Dritte“ ausgewählt werden muss. Beachten Sie, dass der Kontakt in der Akte hinterlegt sein muss, damit er hier angezeigt und ausgewählt werden kann.
Wenn Sie das Häkchen bei „Vorschussrechnung“ anklicken, führt es dazu, dass die Rechnung gespeichert und ein Vorschuss-OP (Offener Posten) erzeugt wird. Die Vorschuss-Rechnung erscheint auch im Aktenkonto, erzeugt dort aber keinen negativen Saldo. Dies geschieht erst durch eine Abschlussrechnung, die mit dem Vorschuss verrechnet/angerechnet wird.
Falls Sie die Rechnung als Entwurf speichern und als Vorlage wiederverwenden wollen, können Sie noch einen Entwurfsnamen eintragen.
Zum Schluss klicken Sie untern auf „Rechnungsdaten übernehmen“, um in den nächsten Schritt der Rechnungserstellung zu kommen.
Reiter Stundenabrechnung
Im Reiter Stundenabrechnung sehen Sie oben die noch nicht abgerechneten Zeiteinheiten der Akte. Die Zeiteinheiten sind grün hinterlegt. Dies bedeutet, dass diese in die neu erstellte Rechnung Zeiteinheiten übernommen und abgerechnet werden. Klicken Sie auf einen Eintrag, wird er weiß hinterlegt. Diese Zeiteinheiten werden nicht in dieser neuen Rechnung abgerechnet.
Die Summe der Zeiten wird in Minuten unter der Tabelle dargestellt. Dieser wird mit dem Stundensatz der Akte multipliziert, um das Honorar zu berechnen.
In den Stammdaten der Akte können Sie auch Stundensätze für bestimmte Mitarbeiter hinterlegen. Wenn diese Mitarbeiter Zeiten erfassen, wird die Zeit mit diesem Stundensatz berechnet. Um die Stammdaten aufzuklappen, klicken Sie in der Aktenansicht neben der Aktennummer und der Aktenbezeichnung auf den kleinen Pfeil.
Unter dem Honorar finden Sie Felder, in die Sie Auslagen oder Nachlass eintragen können. Zur Sicherheit können Sie unten noch auf „Ergebnis anzeigen“ klicken. Dies führt dazu, dass der Rechnungsbetrag noch mal berechnet wird. Zum Schluss klicken Sie unten auf „Abrechnung übernehmen“.
Wichtiger Hinweis bei verschiedenen Benutzer-Stundensätzen:
Sollten in der Akte mehr als ein Benutzer-Stundensatz abgerechnet werden, dürfen auch nur diese Stundensätze in der Akte (in den Akten-Stammdaten) hinterlegt sein. Andernfalls gibt es einen Anzeigefehler in der PDF-Rechnung. Dann muss die Rechnung storniert und neu erstellt werden. Tipp: Erstellen Sie die Rechnung immer erst als Entwurf und prüfen das PDF.
Reiter Rechnungsvorschau
Dies ist der letzte Reiter der Rechnungserstellung. Sie finden hier eine Zusammenfassung der Rechnung, haben aber noch einige Einstellungen, die Sie machen können. Unten finden Sie zwei aufklappbare Abschnitte.
Einer davon ist „Rechnungstext bearbeiten“. Hierunter wird der Abschlusstext der Rechnung angezeigt. Sie können den Text bearbeiten, wenn Sie ein Häkchen bei „Individuellen Abschlusstext (zwischen Rechnungspositionen und Grußformel)“ setzen und den Text in das Feld darunter eintragen bzw. den existierenden Text bearbeiten.
Der andere Abschnitt ist „Rechnung buchen“. Hier können Sie noch eine Aufnahme der Rechnung in die automatisierte Zahlungserinnerung (Mahnung) verhindern, indem Sie das Häkchen bei „Position nicht mahnen" setzen.
Zum Schluss können Sie entscheiden, ob die Rechnung als Entwurf oder als endgültige Rechnung gespeichert werden soll. Einen Entwurf können Sie jederzeit bearbeiten, löschen oder auch für eine andere Akte verwenden. Eine endgültige Rechnung kann nur mit einer Stornorechnung korrigiert werden.
HINWEIS: Die Rechnung wird nur GoBD-konform abgespeichert, wenn Sie die Rechnung über den entsprechenden Button zur Akte gespeichert haben. Die Rechnung muss also im "Dokumente & Versand"-Reiter hinterlegt sein - nur dann ist sie revisionssicher.