Um eine Pauschalrechnung zu erstellen, klicken Sie im Reiter „Finanzen“ unter „Rechnungen“ auf „Neue Pauschalrechnung erstellen“. Das Formular zum Erstellen der Rechnung wird in einem neuen Reiter des Browsers geöffnet.
Reiter Allgemein
Der erste Reiter ist „Allgemein“. Als Erstes finden Sie eine Liste der Beteiligten der Akte. Hier müssen Sie den Rechnungsempfänger auswählen, in dem Sie den Benutzer anklicken. Beachten Sie, dass beim Beteiligten eine Adresse angegeben seien muss, um ihn auswählen zu können. Falls keine Adresse hinterlegt ist, können Sie auf den Stift klicken, um die Kontakteinstellungen aufzurufen und die Adresse zu ergänzen.
Falls der Rechnungssteller nicht die eigene Kanzlei ist, dann setzen Sie unter den Beteiligten das Häkchen bei „Rechnungsteller ist nicht die eigene Kanzlei“. Es erscheint rechts ein Feld, wo Sie nach dem Kontakt suchen müssen. Beachten, dass der Kontakt bereits angelegt sein muss, damit er hier auswählbar ist.
Danach geben Sie den Leistungszeitraum an, in dem Sie unter „Leistungszeit von“ und „Leistungszeit bis“ das Anfangs- bzw. Enddatum eintragen. Falls dies die erste Rechnung in der Akte ist, dann ist automatisch das Anlagedatum der Akte als Startdatum eingetragen. Dies können Sie natürlich ändern.
Falls die Rechnung durch dritte ausgeglichen wird, können Sie das Häkchen bei „Rechnungsausgleich durch RSV/sonst. Dritte“ setzen. Es erscheinen ein Feld für den Betrag und ein Bereich, wo der „Dritte“ ausgewählt werden muss. Beachten Sie, der Kontakt in der Akte hinterlegt sein muss, damit es hier angezeigt und ausgewählt werden kann.
Falls Sie die Rechnung als Entwurf speichern und als Vorlage wiederverwenden wollen, können Sie noch einen Entwurfsnamen eintragen.
Wenn Sie das Häkchen bei „Vorschussrechnung“ anklicken, führt es dazu, dass die Rechnung gespeichert, aber nicht gebucht wird. Das bedeutet, dass die Rechnung im Aktenkonto erscheint, aber nicht den Saldo beeinflusst.
Zum Schluss klicken Sie untern auf „Rechnungsdaten übernehmen“, um in den nächsten Schritt der Rechnungserstellung zu kommen.
Reiter Pauschalabrechnung
Im Feld Honorar ist der Betrag des Abrechnungsschlüssels eingetragen, falls Sie in der Akte die Abrechnungsart „pauschal“ ausgewählt haben. Sie können den Betrag bearbeiten. Und Sie können einen Betrag eintragen, falls das Feld leer ist.
Darunter finden Sie diverse Eingabefelder, um etwa Auslagen oder Nachlass einzutragen. Nachdem Sie diese Felder ausgefüllt haben, klicken Sie unten auf „Berechnen“, damit der Betrag entsprechend angepasst wird. Das Ergebnis, der „Rechnungsbetrag“ steht ganz unten.
Wenn der Rechnungsbetrag korrekt ist, haben Sie unten zwei Optionen, um fortzufahren. Falls Sie mit der Pauschalrechnung zusätzlich auch Zeiteinheiten abrechnen wollen, dann klicken Sie auf „Abrechnung übernehmen und Zeiteinheiten laden“. Falls Sie keine Zeiteinheiten abrechnen wollen, dann klicken Sie auf „Abrechnung übernehmen (Zeiteinheiten überspringen)“.
Reiter Zeiteinheiten
Wenn Sie Zeiteinheiten abrechnen wollen, finden in diesem Reiter alle nicht abgerechnet Zeiteinheiten. Die Zeiteinheiten sind bereits grün hinterlegt, was bedeutet, dass die Zeiteinheit zur Abrechnung ausgewählt wurde. Wenn Sie eine Zeiteinheit anklicken, wird es weiß und ist damit für die Abrechnung abgewählt. Zum Abschluss klicken Sie unten auf „Zeiteinheit mit Rechnung verknüpfen“.
Reiter Rechnungsvorschau
Dies ist der letzte Reiter der Rechnungserstellung. Sie finden hier eine Zusammenfassung der Rechnung, haben aber noch einige Einstellungen, die Sie machen können. Unten finden Sie zwei aufklappbare Abschnitte.
Eines davon ist „Rechnungstext bearbeiten“. Hierunter wird der Abschlusstext der Rechnung angezeigt. Sie können den Text bearbeiten, wenn Sie ein Häkchen bei „Individuellen Abschlusstext (zwischen Rechnungspositionen und Grußformel)“ setzen und den Text in das Feld darunter eintragen bzw. den existierenden Text bearbeiten.
Der andere Abschnitt ist „Rechnung buchen“. Hier finden Sie mehrere Einstellungen. Als Erstes können Sie den Betrag bearbeiten, mit dem die Rechnung im Aktenkonto und in der Buchhaltung gebucht wird. Dann können Sie hier auch das Häkchen bei „Position nicht mahnen“ setzen, falls die Rechnung nicht in den automatischen Mahnprozess eingehen soll.
Zum Schluss können Sie entscheiden, ob die Rechnung als Entwurf oder als endgültige Rechnung gespeichert werden soll. Einen Entwurf können Sie jederzeit bearbeiten, löschen oder auch für eine andere Akte verwenden. Eine endgültige Rechnung kann nur mit einer Stornorechnung korrigiert werden.
HINWEIS: Die Rechnung wird nur GoBD-konform abgespeichert, wenn Sie die Rechnung über den entsprechenden Button zur Akte gespeichert haben. Die Rechnung muss also im "Dokumente & Versand"-Reiter hinterlegt sein - nur dann ist sie revisionssicher.