Die Vorlage beinhaltet den Text, der in die Basisvorlage eingesetzt wird. Wenn Sie die Basisvorlage fertiggestellt haben, können Sie Vorlagen anlegen. Um eine Vorlage anzulegen, gehen Sie auf „Administration“ > „Vorlagen“ und klicken Sie dann auf „Vorlage erstellen“.
Oben finden Sie ein Feld für den Namen der Vorlage. Darunter finden Sie ein Feld für den Betreff und ein Feld für den Inhalt. In diese Felder tragen Sie den Text und die Textbausteine ein. Es stehen Ihnen die gleichen Formatierungsoptionen zur Verfügung, wie bei der Basisvorlage. Um Textbausteine einzufügen, klicken Sie auf das „Puzzleteil“ und suchen Sie dann den Textbaustein in der Liste aus. Inhalt und Betreff können vor dem Versand auch noch bearbeitet werden. Somit können Sie auch nur ein Teil des Textes als Vorlage speichern und es beim Versand ergänzen.
Auf der rechten Seite finden Sie Felder für die Basisvorlagen aufgeteilt nach Versandart. Sie können also für jede Versandart eine andere Basisvorlage verwenden. Wenn Sie eine Basisvorlage für eine Versandart ausgewählt haben, können Sie unten die Vorschau dafür aufrufen. Sie müssen mindestens eine Basisvorlage auswählen, um die Vorlage speichern zu können.
Im Feld „Unterschrift“ können Sie den Benutzer auswählen, der als Absender für diese Vorlage verwendet werden soll. Falls hier nichts angegeben wird, wird der Sachbearbeiter der Akte als Absender verwendet. Der Absender kann vor dem Versand noch geändert werden.
Zum Schluss klicken Sie auf „Speichern“, um die Vorlage zu speichern.