Um einen Benutzer anzulegen, öffnen „Administration“ > „Benutzerverwaltung“. Hier sehen Sie zunächst eine Liste der angelegten Benutzer. Über der Tabelle finden Sie den Button „Neuen Benutzer anlegen“, klicken Sie darauf, um das Anlageformular aufzurufen.
Im Formular finden Sie folgende Felder bzw. Einstellungen. Geben Sie dies an und klicken Sie auf „Speichern“, um einen Benutzer anzulegen:
- Login aktiv: Diese Einstellung bestimmt, ob sich der Benutzer anmelden darf. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, kann sich der Benutzer nicht anmelden.
- eingeschränkte Rechte: Diese Option sollte man wählen, wenn der Benutzer nur die Akten einsehen darf, in denen er als Akten-Sachbearbeiter ausgewählt ist. Ferner kann er nur seine eigenen Zeiten und Leistungen einsehen und auch nur seine eigenen Abrechnungsschlüssel/Benutzer-Stundensätze. Falls mehr als ein Benutzer mit eingeschränkten Rechten auf die Akte zugreifen können soll, kann man eine Unterakte anlegen und in dieser den 2. Benutzer als Sachbearbeiter eintragen, dann hat er auch Zugriff auf die Hauptakte und auf seine jeweilige Unterakte.
Solche Benutzer dürfen auch nicht in die allgemeine Dokumenteübersicht über alle Akten reinschauen, ihnen fehlt also der Menü-Eintrag: Menü->Dokumente->Dokumenten-Übersicht - Benutzergruppe: Die Benutzergruppe bestimmt, welche Rechte ein Benutzer hat. Hier finden Sie einige Gruppen, die bereits in Legalvisio angelegt sind. Die Rechte der Gruppen können Sie auch anpassen.
- Reportgruppe: Die Reportgruppe bestimmt, unter welcher Gruppe der Benutzer in Berichten erscheint.
- Benutzername: Dieser Name wird in der Liste der Benutzer unter „Benutzerverwaltung“ angezeigt.
- Passwort: Sie können hier das Passwort eintragen, das Sie dem Benutzer geben möchten. Oder Sie können auf „Passwort erzeugen“ klicken, um ein Passwort vom System vergeben zu lassen. Dieses Passwort wird in der Mitte des Bildschirms angezeigt.
- Nach- und Vorname: Tragen Sie in diese Felder Vornamen bzw. Nachnamen ein. Dieser Name werden in Auswahllisten verwendet.
- E-Mail: Diese E-Mail-Adresse wird u.a. bei der Anmeldung verwendet.
- Kürzel: Hier tragen Sie das Kürzel für diesen Benutzer ein. Das Kürzel kann auch länger als zwei Zeichen sein und sollte in Großbuchstaben eingetragen werden.
- Auswahllisten: Hiermit bestimmen Sie in welchen Listen der Benutzer erscheint. Wenn bspw. das Häkchen bei „Aktensachbearbeiter“ gesetzt ist, erscheint der Benutzer in der Auswahllist für die Aktensachbearbeiter.